หลักการตั้งชื่อแฟ้มข้อมูลให้ให้เกิดปัญหาน้อยที่สุด

ปัญหา ส่วนหนึ่งที่พบในการทำงานคอมพิวเตอร์ ของบุคลากร ไม่ว่าจะในหน่วยงานใดๆ ก็ตาม คือเรื่องเกี่ยวกับการตั้งชื่อไฟล์ ซึ่งเรื่องนี้ใหญ่กว่าที่คิด เพราะว่าถ้าส่วนใหญ่จะตั้งชื่อไฟล์แบบตามใจฉัน และมีมีโอกาสเจอเรื่องราวดี ๆ ได้ เช่น

1.        ใช้ไฟล์งานกับโปรแกรมที่ใช้อยู่ไม่ได้

2.        ใช้ไฟล์งานกับโปรแกรมเดียวกัน แต่คนละเวอร์ชั่นไม่ได้

3.        เวลาส่งไฟล์งานไปให้คนแผนกอื่นที่เกี่ยวข้องแต่ไฟล์มีปัญหา และ

4.        ฯลฯ

            ดังนั้น ในการการตั้งชื่อไฟล์ที่ทำให้มีปัญหาน้อยที่สุด

1.         หลีกเลี่ยงการตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาไทย ควรจะตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ เนื่องจากภาษาไทยเป็นปัญหาใหญ่อันดับต้น ๆ ในระบบดิจิตอล ซึ่งเรื่องนี้บางคนไม่ทราบ หรือว่าเห็นว่าโปรแกรมเกือบทั้งหมดบน Windows สามารถ รองรับภาษาไทยได้ แต่ความเป็นจริงก็คือ ภาษาไทยในระบบคอมพิวเตอร์เป็น อักษขระที่ซับซ้อนกว่าภาษาอังกฤษเยอะมาก และจะหวังให้ผู้พัฒนาโปรแกรมส่วนใหญ่ หรือเกือบทั้งหมดที่เป็นชาวต่างชาติมาทำความเข้าใจกับภาษาหลักของบ้านเรา คงเป็นเรื่องที่ยากเข้าไปใหญ่ ประกอบกับภาษาไทยในระบบดิจิตอลเอง ยังไม่มีมาตรฐานหรือองค์กรที่รับผิดชอบตรงนี้อย่างจริงจัง ตามที่เข้าใจ เลยทำให้เวลาผู้พัฒนาโปรแกรมต้องการข้อมูลประกอบสำหรับอ้างอิง จึงเป็นเรื่องที่ลำบาก เวลาปัญหาเกิดขึ้นที ก็ต้องหาทางเดาหรือว่าแก้กันเองในหมู่ผู้ใช้ เรื่องนี้เห็นได้ชัดเจนมากกับโปรแกรมพิมพ์และภาษาไทย ที่ไม่ค่อยจะคงเส้นคงวาในเรื่องของ font และอะไรต่าง ๆ การตั้งชื่อไฟล์ภาษาไทย ถ้าโชคดี คุณจะยังใช้งานได้อยู่ แต่อาจจะมีปัญหาเมื่อเปลี่ยนเวอร์ชั่นของโปรแกรม หรือระบบ OS ที่มักจะมีการปรับปรุงในเรื่องของ font และการทำงานเกี่ยวกับ font อยู่ ตลอดเวลา การตั้งชื่อไฟล์เป็นภาษาอังกฤษ จึงสามารถแก้ไขข้อจำกัดตรงนี้ได้ เราไม่จำเป็นต้องใช้คำเลิศหรู เอาคำบ้าน ๆ ที่ตั้งแล้วตัวเองเข้าใจก็พอ

2.         หลีกเลี่ยงการเว้นวรรคในชื่อไฟล์ ตรง นี้ไม่เชื่ออย่าลบหลู่ การเว้นวรรคทำให้เกิดปัญหาขึ้นได้คือโปรแกรมไม่อ่านไฟล์นั้น ๆ ซึ่งเรื่องนี้ไม่เป็นเฉพาะกับชื่อไฟล์ภาษาไทยเท่านั้น สามารถเกิดได้กับชื่อไฟล์ที่เป็นภาษาอังกฤษได้ด้วย ถ้าต้องการวรรคตอนจริง ๆ สำหรับชื่อไฟล์หลายพยางค์ ควรจะใช้เครื่องหมายขีดกลาง (-) หรือขีดล่าง (_) มาเป็นตัวแบ่งพยางค์แทนครับ เช่น my-room-1.jpg, wall-map_1.jpg, wall-map_2.jpg…

3.         หลีกเลี่ยงชื่อไฟล์แบบ default ที่โปแกรม ตั้งมาให้ตอน save ควร จะใช้คำที่สื่อความหมายที่ตัวเราเองเข้าใจและตั้งเองมากกว่า ส่วนใหญ่พวกโปรแกรมแต่งภาพหรือไฟล์ภาพจากอุปกรณ์ต่อพ่วงอื่น ๆ เช่นพวกกล้องดิจิตอล หรือว่าสแกนเนอร์ มักจะตั้งชื่อไฟล์มาให้เราเอง ซึ่งจะเป็นชื่อไฟล์ในแบบที่เครื่องอ่านเข้าใจ แต่คนอ่านไม่รู้เรื่อง เช่น R122003.jpg หรือ PIC00098.jpg อะไรทำนองนี้ เราควรจะตั้ง ให้เกี่ยวข้องกับเนื้อหาหลักของไฟล์หรือภาพนั้น ๆ เพื่อที่ตัวเราเอง หรือแม้แต่ผู้ร่วมงานที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ จะสามารถเข้าใจตัวไฟล์นั้นได้ โดยที่ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเปิดไฟล์ขึ้นมาดู หรือรอรูปตรง preview ให้แสดงผลเสมอไปช่วยให้การทำงานเร็วขึ้นได้ในระดับหนึ่ง

4.         หลีกเลี่ยงชื่อไฟล์ที่ยาวเกินไป การตั้งชื่อไฟล์ที่ดี ควรจะสั้นห้วน และได้ใจความ จริงอยู่ว่าระบบ OS หรือ ว่าโปรแกรมรุ่นใหม่ ๆ ในปัจจุบันรองรับการทำงานกับชื่อไฟล์ยาว ๆ หลายตัวอักษรได้แล้ว แต่ในเรื่องของการใช้งานจริง ถ้าชื่อไฟล์ยาว ๆ มีโอกาสที่ชื่อไฟล์จะแสดงเพียงบางส่วนครับ เช่น my-material-of-the-stand……jpg อะไรทำนองนี้ งงกันไปใหญ่ หรือไม่ก็ต้องเสียเวลาดู preview หรือ เปิดไฟล์นั้นขั้นมาดู การตั้งชื่อไฟล์ที่ดี ควรจะทำให้เราเห็นและเข้าใจได้ในวินาทีนั้นเลยโดยที่ไม่ต้องเปิด หรือทำอะไรอย่างอื่นให้วุ่นวายจะดีที่สุด

ที่มา : http://www.macmuemai.com/content/907